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Beneficios
La finalidad es ofrecer un medio eficaz y potente para solucionar los distintos problemas que plantea la gestión documental de una empresa, tanto en cuestiones de ahorro de espacio físico y económico como de seguridad y protección del acceso a los datos.
Cada vez hay más empresas con la necesidad de organizar y manejar eficientemente toda la información que generan.
La problemática del sobrevolumen de papel
La explotación y búsqueda de información dentro de una empresa lleva consigo el uso de una ingente cantidad de papel que llega a ser a veces un peligro para la organización de los trabajos que se realizan, junto al coste del almacenamiento y las posibilidades de pérdida de datos a pesar de disponer de una buena organización del espacio físico y el movimiento de los propios papeles. Esta aplicación centraliza y controla el inmenso volumen de información que entra en una oficina diariamente y minimiza el tráfico de papel al mínimo necesario a través de un sistema de mensajería interna mediante el cual un documento no se desplaza físicamente de un lugar a otro, sino que cada usuario en su terminal recibe automáticamente un listado con los documentos que de otro modo vería entregados sobre su mesa. Como en todo tráfico de papeles, siempre hay la posibilidad de filtración de información y esta aplicación elimina la posibilidad.
Ejemplo de las distintas fuentes de documentos que se pueden utilizar:
• Notas de reparto y facturas
• Documentos clientes-proveedores
• Informes generados por ordenador
• Expedientes de pacientes y notas médicas
• Archivos de inventario y stockage
• Recibos de cuentas bancarias
• Documentos legales y de la empresa
• Archivos de personal
• Planos y dibujos técnicos
• Manuales y listas de piezas
• Solicitudes y registro de seguros
• Transacciones de ventas y tarjetas de crédito
• y cualquier otro tipo de documento posible
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