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Una vez organizados y almacenados los documentos, debe ofrece los mecanismos necesarios para la localización sencilla y rápida de uno o varios documentos determinados.
Mediante la búsqueda a través de los índices, fecha de creación, y la posibilidad de los caracteres comodín para búsquedas parciales, mostrará todos aquellos documentos que cumplen el criterio de búsqueda, independientemente de donde estén almacenados.
Los índices de cada documento pueden ser rellenados durante la importación o creación, o después, realizando una búsqueda de los documentos cuyos índices están vacíos para a continuación introducirlos. La indexación (o introducción de índices) está diseñada para ser los más dócil y flexible posible, existiendo herramientas para la indexación automática de documentos que tengan los mismos valores en determinado índice.
Una vez localizado un documento, debe permitir navegar por todas sus páginas, imprimirlas, enviarlaspor email, exportarlas a otro formato o borrarlas.

Tras todo esto, debe considerar el tratamiento de los documentos desde su carga en el sistema, hasta su explotación, ofreciendo las herramientas apropiadas en cada caso.

En resumen, el énfasis de la necesidad de un sistema de Gestión Documental se vuelca en el incremento a todos los niveles de: Productividad, eficiencia y ahorro de costos.